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破解律所专业化痛点,从培训开始
北京昊京企业拆迁补偿律师团  许秋莉
一、何谓律所专业化
之前我写过一篇关于法律电商的文章(《拥抱互联网,法律人应先做好专业化》),提到了律所的专业化建设和精品所。许多人通过各种渠道与我探讨关于律所专业化建设的内容,其实我也在探索和实践,更多的是过程中对痛点的切身体会和反思,特撰文一篇,与诸君分享。
以我所在的律所为例,专业化指的是律所管理及法律服务的流程化、业务流程及知识管理的标准化,从律所管理到案件管理全过程的可视化和信息化。
从律所管理的角度,将律所管理的全过程进行拆分,形成了"市场营销→呼叫中心→案件谈判→业务承办→案件质检"的流程化。同时在岗位设置上也实现了精细化的分工协作,形成了以各职能部门与部门内部岗位等级为划分维度的人才梯队。
如,律所有市场部、财务部、业务部、行政部,市场部下设营销部门、产品研发部门和培训部门,另外有几项职能(知识管理、判例研究、法律大数据分析)目前由产品研发部门代为执行,未来会独立成新部门。业务部门的律师分为主管律师、主办律师、辅办律师和助理律师。
从法律服务的流程化和标准化角度,我们将多年从事相关领域的办案经验及素材通过产品研发部提炼出具有共性的办案流程及操作方法,对各流程节点的法律适用、操作方法、注意事项以及所需文书进行固定,并在实践中通过知识管理部进行更新迭代,随时更新和完善流程及标准。而这过程中我们逐渐引进优秀的信息化工具,实现律所管理及案件管理的可视化和信息化,实现协同办公提高工作效率。
有的律所在成立时就定位做专业化律所,有的律所在多年的积累后准备做专业化的转型,无论如何,我认为专业化是未来中小型律所的必经之路。当前,法律服务行业传统业务的专业化相比其他行业简直是差到令人难以置信的地步,这主要因为市场的供小于求(需求太多)以及很多法律人的盲目自信(钱太好赚),当然这是相对的,也还是有很多人找不到业务。
二、律所专业化过程中的痛点
1.人力资源储备的难度
做专业化的律所,就要储备优秀的人才,而这对于北京的初创律所来说,是非常困难的。由于北京律协对于外地户籍在京执业的限制,外地户籍的本科生基本上已经告别了北京的律师行业。而研究生呢,毕业第一年还不能申请实习,需要等一年档案转正定级,这导致了我们很难招到优秀的应届毕业生。
有人说干嘛用应届毕业生啊,没有经验,用有经验的律师不是更好?但是,但凡有点经验的律师,很多对专业化的理念没法认同,而且也不愿意在这种统一管理的律所,还是那句话,钱太好赚,自己随随便便最少一年几十万,为什么要去受别人管理。
但是,我认为真正想做专业化,需要真正有能力的人才,这就是实践中的矛盾。对于初创期的精品所来说,还有个难处在于律所成立时间短,很难吸引优秀的人才。大多数人不愿意陪同律所共同成长,他们觉得这像赌博,更愿意把宝押在一个已经发展成熟的律所上。
2.工作开展的难度
首先,做精品化每个岗位都需要做到极致,而传统业务的粗放型模式导致很多岗位的行业平均水平非常差。
比如营销,如何接到案子,对于很多所来说都是很大的痛点;比如呼叫中心的坐席,很多人说不就是接电话吗,随便一个会说话的人就行,但事实不是这样。律所的坐席是第一个接触客户的人,律所投入大量营销成本,客户以电话的形式跟律所建立的第一次联系如果体验很不好,让客户感受不到专业性,就不会有第二次和第三次了。
我相信这个问题很多律所都有切身的体会;再比如,产品研发部需要通过在系统地掌握相关领域专业知识,并在对律师的办案过程有深入的研究后,将法律服务产品化。
其次,专业化对于各环节工作方法和质量的要求较高,而推进方法的学习和质量的提高并不是一件容易的事。
比如业务团队的律师需要按照标准化的流程办案,并且需要运用信息化协同办公工具,这对新老律师来说都是需要磨合和学习的。刚工作那一年,我所在的律所要求每个律师在手机里设置邮件接收,我作为助理推进这项工作,即便在我亲自帮助设置的情况下,仍然有律师是拒绝的。
再举个小例子,我让我之前一个助理给我发的所有的文件必须用Word的多级目录编辑,直到她离职走了,都没有用过。可想而知,我们如果让一个已经养成不良工作习惯的律师将自己的案件全部情况上传至案件管理系统,每一次案件的进展都在上面及时更新,通过系统跟办案团队其他人协同办公将多么不容易。
最后,专业化过程中需要法律知识和法律技术的应用和普及。如上所述,专业化对岗位要求及工作方法的要求相对较高,这需要律所的工作人员对法律知识和相关技术熟练掌握。因为法律行业长期以来形成的学徒制传、帮、带的发展模式,法学院的教育又都偏向于理论教育,我们在市场上很难找到任何一个岗位的成品。
三、破解痛点的方法:建立培训体系
1.培训体系可以助力人才招聘
从求职的角度来分析,一般行业新人在找工作的时候最关心什么,无非是学习机会、发展潜力、收入高低。在工资标准同样的情况下,一定会选择一个能学到东西更多更系统的律所。所以,有一套系统的培训体系,会更好地吸引优秀的人才。也有利于人才的稳定,否则即便招聘来了,也不会长久。很多律所招聘助理后,没有系统的培训,只能靠自己的悟性和造化。
2.培训体系可以为专业化建设输出人才
专业化使律所对很多岗位的要求比较高,很难招到直接能胜任的人,那么一套完善的培训体系就是为律所输出合格人才的保障。比如呼叫中心坐席、谈案律师、业务律师、市场部的各种职能岗位人员都需要不断进行培训。
因为律师行业的特点、理念等原因,我们很多岗位最后还是只能选择新人从头开始培养,这样的人往往更能接收团队的理念,能更快地有所输出。我总是跟别人说,能使我们竞争过别人的,一定是人才,否则所有的理想只能空谈。即便是一个简单的办案流程梳理,真正做的时候会发现很多人是不知道怎么下手的。
3.培训体系使律所可持续发展
律所的各个岗位的人员并不是一成不变的,首先律所的人员流动相对其他行业来说更大。其次,随着工作能力的提高,人员需要进行岗位晋升。所以,律所需要的其实是源源不断的人才。
必须有一套完整的培训体系,才能保障人才不断输出,保障各岗位的可持续运转。否则即便是已经很成熟的岗位,因为人员交接等问题,都可能会出现断档或者走下坡路。
四、律所培训体系建立的路径
关于律师培训一直是行业内比较热的话题。多年前,我刚毕业时,当时的老板让我在律所内调动律师们搞培训,说如果培训做好了,未来我们不仅要对内培训,还要面向外面的律师,将培训做成产品进行销售。
那时候我写了一个几千字的培训计划,畅想了很多培训内容。但是并没有开展起来,我还在想,谁会花钱买我们的培训啊。几年后的现在,律师培训已经在行业内遍地开花了,不仅有很多律师开始在所内组织培训,在所外组织培训班。市场上已经出现了很多专门做律师培训的公司,而且做得非常好。
那么,律所应如何建立培训体系呢?这里简单介绍几个我见过的路径。
1.通过律所的文化品牌等相关部门鼓励律所律师进行专业分享
很多律所为了让律师之间互相交流、分享专业知识、给新入律所的新人学习机会,会由文化品牌等相关部门主导鼓励律师们进行专业分享。有的律所会制定一些相关的制度推动律师进行分享,比如设立专业委员会,要求专业委员会要组织相关专业委员会的活动和培训。还有的律所管委会或合伙人带头,自己亲自投入到培训中。以上都是律所通过发动群众进行培训的方法。
2.由各职能部门主管根据岗位职责进行自行培训
比较常见的是没有专门的培训机会,而是各职能部门的主管根据部门内部岗位职责及要求对部门内的员工进行基础培训,使其能胜任工作。有的律所的部门主管具有一定能力,自己就有一套完整的培训体系,但是也有的主要是通过在具体的工作中偶然的指导来完成培训。有的律所对于业务律师的培训制定相关的制度,业务部门必须完成一定量的培训任务。还有的律所通过将培训贡献作为考核指标与案源分配挂钩的方式来推动培训的开展。
3.购买外包培训服务
正如前文提到的,现在外面律师培训的资源是非常多的。有免费的也有付费的,免费的大多数更类似于讲座,当然北京律协也有一些培训是比较不错的。付费的培训一般都非常专业,干货较多,而且比较成体系。律所或者律师个人是可以通过购买这些培训服务而实现专业升级的,我知道有一些律所为了迅速提成律师整体水平,出钱为律所的律师购买培训服务。
4.设立专门的培训部门,建立系统的培训体系
虽然现在外面已经有很多比较好的培训服务可以购买,但是每个律所都会有其自己独特的培训需求,外面的培训不能满足律所的全部需求。所以有的律所专门设立培训的部门,研发适合自己律所的培训体系和课程,有针对性地进行系统培训,比如我们律所现在就在尝试。
在专业化的过程中,培训是我们必须要面对的,发动律师们进行培训不是那么容易,而且也不系统,且不持久,质量也无法把控;各职能部门自己培训也不是特别容易,因为培训并不是一件简单的事情,自己会往往不代表可以培训他人;未来我们也会为员工购买外包培训服务,但是很多有针对性的培训,还需要我们自己来研发。索性,我们将培训作为专业化建设的一项基础建设来专门进行。
五、律所培训体系的基本框架
经过初期的准备,我们律所已经有一套包括团队理念、办公技能、语言技能、写作技能、业务技能以及法律技术等模块的55门课组成的培训体系。课程的培训内容及课件也在逐步完善和迭代。举几个例子简要介绍一下培训体系的组成及应用场景:
1.团队理念方面
主要有律所介绍、律所的理念及特色、律所产品、岗位职责、岗位制度等。很多新加入的小伙伴往往缺乏对律师行业的认识,所以对于专业化律所的理念和运营模式等无法理解,在这种情况下,他对自己未来的职业发展,对自己在律所中的定位等都是模糊的。
我们通过一系列的课程设置,将律所的一些核心理念和产品等培训给新成员,使其快速融入到团队中。另外,在我以前的工作经历中,只是将岗位职责及岗位制度的书面文件发给助理,在实践中效果不佳。针对这个问题,我们通过定期培训的方式,对各个岗位的员工强化其职责要求和岗位制度。
2.办公技能方面
这也是我个人对长期与他人的协同合作时的痛苦经历进行反思,而特意进行强调的模块。小到Office工具的具体操作方法,邮件发送和拨打电话礼仪,律所办公系统的应用,硬件设备如呼叫中心、打印机、扫描仪、投影仪的使用方法,大到时间管理、任务管理以及会议管理等都通过系统的培训来规范大家的工作习惯,以提高大家的工作效率,使协同合作变得更加高效和愉快。
3.语言能力方面
有包括普通话的训练、演讲能力训练、法庭语言表达能力训练以及辩论能力的训练等课程。语言方面的培训,主要是因为我们发现无论是呼叫中心的坐席,还是谈判律师、办案律师,甚至是产品研发部门的律师都是需要在工作中运用到语言能力的,而语言能力其实是需要系统训练的。
4.写作技能方面
从基础的标点符号的使用、文字排版以及写作逻辑及方法的培训到具体的营销性文章、专业论文、法律文书、总结和方案等材料的写作培训。其实在进入律师行业以前,我一直以为律师都是很擅长写作的,或者说即便不擅长也是特别重视写作的,但是通过这么多年的观察我发现,律师里有写作能力的人真的不多,大多数都是搬运工,而但凡比较出色的律师无一例外写作能力都很强。在工作中经常遇到乱用标点符号,写作毫无逻辑,抄袭严重等问题,所以,写作也成为了必须要培训的一个项目。
5.业务技能方面
包括从三大汇编(法律汇编、案例汇编、研究性文章汇编)的制作方法,到单个具体法规的解读、标书制作、案件管理、客户关系管理、律师执业风险防范、证据、开庭、案卷管理、案件研讨会的组织及研讨会文章的写作等等,从法律知识的学习到案件办理的全过程的课程。
因为在专业化的过程中,我们形成了一套严格的办案流程,而很多律师并不具备对各个流程的工作的熟练操作方法,另外对于专业知识的学习也都存在不系统、不深入的情况。为了提升业务办理能力,贯彻标准化的办案流程,业务培训是最重要的一个模块。
6.法律技术方面
为配合专业化的办案流程,在工作中我们要求各岗位人员熟练掌握可视化工具的使用、检索工具的使用及检索方法,以及一些效率软件的应用。这些法律技术目前已经非常成熟,我们也已经开展了相关的培训,开设了可视化、检索、效率软件的应用等课程。未来我们也会考虑购买市场上成熟的培训服务来提升整体能力。
以上,我简单介绍了一些培训模块。另外,我们还有针对具体岗位的定制化的培训,比如对呼叫中心坐席的培训,对于产品研发和知识管理部门的员工的培训等等。我相信培训是很多律所的痛点,制定培训体系和将培训制度实践是一个硬骨头,但是怎么也要啃下去。我们也在路上,不断探索。
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